transformacion agile

Transformar una organización en Agile

Claves para transformar una organización en Agile

El  otro día fui a un curso impartido por Xavier Albaladejo de cómo transformar una organización en Agile.  Xavier es experto en ayudar a organizaciones a transformarse. El curso me ayudó a entender mejor el concepto Agile y de la importancia que tiene si queremos ser ágiles en entornos VUCAVolatility (V), Uncertatinty (U), Complexity (C) Ambiguity (A).


Aunque el término Agile está muy de moda últimamente, en el mundo empresarial se lleva mucho tiempo aplicándose.  Si trabajas en gestión de proyectos, habrás visto que el Agile es una de los requisitos que se están demandando últimamente en los procesos de selección. 
Antes de ir a la formación, mi objetivo era salir de allí con conocimientos de las diferentes herramientas de software que me pudiesen ayudar a llevar mejor los proyectos…  sin ni siquiera pensar en los más importante del Agile: SU FILOSOFÍA.  En el curso aprendí que de nada sirve la tecnología sino se parte de una base mucho más profunda, en la cual primero deberemos ser conscientes de que necesitamos cambiar nuestra forma de pensar y actuar.


¿PERO QUE ES REALMENTE AGILE?


Como adelantaba, Agile es mucho más que una simple metodología,es una filosofía que supone una forma distinta de trabajar y de organizarse. Cada proyecto se ‘trocea’ en pequeñas partes que tienen que completarse y entregarse en pocas semanas con el objetivo de desarrollar productos y servicios de calidad que respondan a las necesidades de unos clientes cuyas prioridades cambian a una velocidad cada vez mayor.

Y como verás, parece simple leído así, pero la realidad es que en la mayoría de empresas, sobretodo en las tradicionales, no se aplica. En una organización tradicional podemos encontrar muchas limitaciones que hace que no se pueda innovar tan rápidamente: 

  • No existe trabajo interdepartamental: la prioridad de cada departamento es ser lo más eficiente posible en su área, descuidando la colaboración con otros departamentos. 
  • Se fomenta la guerra interdepartamental: a cada departamento se le evalúa por su “rendimiento”. Rendimiento que, en muchos casos, se cree que sube, si los demás departamentos fracasan.
  • Se oculta información: Debido al miedo de quedar en evidencia cuando se desconoce la solución a un problema o cuando se ha cometido un error,  los empleados ocultan información y errores para cubrirse las espaldas.
  • Poca motivación e implicación: se sabe que un buen salario no es suficiente para que los empleados estén implicados. Y si además, gran parte de su trabajo consiste en sobrevivir a la guerra interna, no es nada estimulante…

El organigrama en un modelo organizativo tradicional tiene una estructura vertical que reduce la autonomía  y flexibilidad que necesitan las empresas hoy en día para poder innovar rápidamente. Como en el siguiente ejemplo:

organigrama tradicional agile
Fuente: https://proyectosagiles.org/

En cambio, en las organizaciones con una estructura desescalada, nos encontramos con equipos de alto rendimiento multidisciplinares que colaboran juntos, codo con codo durante el proceso.Los equipos ágiles realizan sesiones diarias en las que cada miembro tiene que explicar tres cosas: qué tareas ha completado, cuáles va a hacer y, si los hay, señalar los impedimentos que no le han permitido avanzar. Estas reuniones llamadas ‘dailys’ sirven para que todos los integrantes del equipo sepan en qué punto de trabajo está cada uno y sean conscientes de cómo pueden colaborar para que el proyecto siga avanzando.

Fuente: https://proyectosagiles.org/

Como podéis comprobar, la segunda estructura permite más flexibilidad y por supuesto con orientación a cliente final y con un propósito muy concreto «para qué» a diferencia del «qué» y «cómo» de una estructura vertical típica en las organizaciones tradicionales. ¿No os recuerda esto al Golden Circle de Simon Sinek? En este link podéis ver una de sus charlas en Ted Talks. 

¿PUEDE UNA EMPRESA TRADICIONAL TRANSFORMAR SU ORGANIZACIÓN EN AGILE?

transformando una empresa tradicional en agile
Fuente: https://proyectosagiles.org/

La respuesta es sí, pero se necesita de una CULTURA específica que permita hacer el cambio. En el curso, aprendí la importancia que tiene la CONSCIENCIA para poder comenzar un proceso de transformación. 

En la siguiente imagen se muestran las características principales para que una organización sea ágil. Como podéis ver, la consciencia se muestra en la base de la pirámide. La consciencia que nos permita pensar de manera mucho más amplia, extensa, darte cuenta de que necesitas eso, entender el momento… 

Caractísticas del Negocio Agile
Fuente: Agile with consciousness -Xavier Albaladejo

Una vez somos conscientes de lo que necesitamos podemos hablar de cultura.  Necesitamos entornos de colaboración, hacer nuestros proyectos como si fueran nuestros (ownership), hacer las cosas simples, tener una cultura de experimentación y tener liderazgo de servicio.

A nivel organizativo, necesitaremos equipos que trabajen hacia resultados, con una visión de costumer centricity y con autonomía. Todo ello acompañado de la tecnología que nos permita hacer estos cambios.  Sólo así, llegaremos a la cima de la pirámide, donde conseguiremos un buen Customer Experience (CX) gracias a la validaciones rápidas que se podrán hacer y flexibilidada que nos permite este modelo.

¿CÓMO CONSEGUIR EL CAMBIO?

Aquí es donde entra en juego el acrónimo ADKAR que representa 5 resultados concretos que las personas deben alcanzar para hacer que un cambio sea duradero: 

Adkar agile

La medición ADKAR se realiza en las diferentes etapas de un proyecto, por ejemplo, al finalizar la fase de diseño de un proyecto, al completar hitos importantes o cuando existen cambios importantes en la organización que pueden afectar el proyecto. Para cada una de los resultados concretos se tiene una serie de preguntas, que permitirá conocer en qué grado se encuentra la persona para cada resultado. Cada uno de los interesados deberá auto-evaluarse con ese cuestionario de preguntas y así determinar en dónde se requieren acciones para mejorar la siguiente medición.

En el curso, Xavier nos dejó claro que al transformar una organización en agile, no todos los miembros de una empresa serán capaces de adaptarse al cambio que se quiere implantar, no todos estarán de acuerdo con los beneficios del mismo o ni siquiera serán capaces de reconocerlos. Otros no los comprenderán o no sabrán cómo realizar las modificaciones. 

Entonces, será cuando la empresa deberá sopesar si le compensará quedarse con trabajadores excepcionales que no estén lo suficientemente comprometidos para cambiar o perder estos miembros valiosos para conseguir esa transformación del negocio.

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